education

Listening pays off Słuchanie się opłaca

Yes, that’s true. The time you dedicate to listening will bring business benefits, not only financial ones, but also emotional, e.g. it will help you build better relations with people. There’s no communication without listening. This is why trainings in public relations, impression management and public speaking should begin with practising efficient listening.

Do you hear or do you listen?
There is a significant difference between hearing and listening. If you hear someone, you know that this person “speaks something”, but if you listen to that person, you know “what” he or she says. Do you remember any pictures from the war? Some of them show speakers mounted on posts (in Poland they were called szczekaczka) which were used to broadcast radio programmes and announcements to the society. The listeners received information. Analogous situation occurs when two people meet to talk and only one of them listens to what the other says. If none of them listens to the other, this is like putting two such speakers next to each other. They “broadcast”, but this is not a dialogue.
Successful communication requires exchange of information, understanding, mutual negotiation of opinions and matters, cooperation, learning from each other, but also a confrontation of attitudes. Listening is indispensable to achieve all these things.
You can take a small test. Think about three situations when you last had a chance to listen to someone and check how attentive you were. Peter Thomson lists 6 levels of listening. The first level refers to listening with the so-called “unfocused eyes”, i.e. being lost in other thoughts, the second level is limited to automatic and brief replies, such as “okay” or “hmm”. The third one refers to a situation when you are able to repeat at least a few of the last words of the speaker. The fourth level means that you can answer questions concerning the content of the speech and the fifth level refers to a situation when you are able to tell somebody else about the speech. The last, sixth, level means that you can repeat the speech with sufficient accuracy to teach somebody.
The benefits of listening are not limited to gaining information. It also helps in building relations, but you have to be attentive (fourth or higher level according to Thomson). The best thing is that you can always learn to listen.

Listening – obtaining information
Sometimes, during my workshops, when I ask the group to decide on a common approach and present it, someone is inpatient and does not listen to the others, wants to reach a quick solution. When I ask that person why he or she doesn’t want to listen to what the others have to say, the answer is that it would be a waste of time because everything’s already clear. The one thing we know for sure when the others want to continue talking is that everything’s not clear.
Listening is not a waste of time. You obtain information about facts, the situation, emotions, opinions and approach towards the discussed matter of the people with whom you talk, you get to know these people. From what the others say, you can receive some information about yourself as well. You will know how people view you – your image, whether you are understood, what’s their opinion about your opinions and yourself. But to make it happen, you have to concentrate, listen carefully and observe closely (body language), try to remember and think over what the others said. Listening is not easy. Sometimes you may hear things which will be difficult to accept, but just think about them. Listening inspires.

Listening – building relations
A lot of managers with whom I had a chance to work, e.g. during trainings in impression management or public speaking, are very confident. Good for them. They work fast and live fast and they are focused on their business goals, not on building relations. Not so good. The thing is that relations are part of the business. You have to listen not only to gather information, but to build better relations with other people. People who are heard are respected and feel important.
How should you listen to take care of the relations at the same time? You have to dedicate your time and attention to the others. Think about their emotions, try to put yourself in their shoes, refrain from premature judgments (it is difficult), don’t create barriers, take true interest in your interlocutor, reflect the interlocutor’s state, ask questions, delve into the subject, encourage. Some guides also advise to “smile and be enthusiastic towards your interlocutor”, but I would put it differently – show empathy and choose your emotions according to the subject and emotions of the interlocutor.
Just act in such a way as to let the person with whom you speak know that he or she is important to you and that these emotions are true. It will bring you the benefit of better, closer and more significant relations. Your work will be more efficient and the coexistence pleasant. It works the same in private life and in the business, in relations with individual persons and social groups. This is how it works in contemporary marketing and public relations. We engage in a dialogue (we listen and we speak) not only with the clients and co-workers, but also with social surroundings. Listening – it pays off.

Tak, właśnie tak. Czas poświęcony na słuchanie zaprocentuje w efektach biznesowych, nie tylko finansowo, ale także emocjonalne np. w budowaniu lepszych relacji z innymi ludźmi. Bez słuchania nie ma skutecznej komunikacji. Dlatego szkolenia z public relations, autoprezentacji czy wystąpień publicznych powinny zaczynać się od nauki efektywnego słuchania.

Słyszysz czy słuchasz?
Słyszenie i słuchanie to dwa odrębne stany. Jeśli kogoś słysz to wiesz, że „coś mówi”, a jeśli słuchasz to wiesz „co mówi”. Pamiętasz zdjęcia z okresu wojny? Niektóre fotografie przedstawiają zawieszone na słupach głośniki tzw. szczekaczki, przez nie nadawane były audycje radiowe i komunikaty dla ludności. Słuchające osoby odbierały tylko informacje. Kiedy spotykają się ze sobą ludzie, aby porozmawiać a słucha tylko jedna strona to sytuacja jest analogiczna, a kiedy nie słucha żadna ze stron, to tak jakbyśmy koło siebie postawili dwa takie głośniki, oni tylko „nadają”, to nie dialog.
Dobra i skuteczna komunikacja to wymiana informacji, porozumiewanie się, wspólne uzgadnianie opinii i spraw, współdziałanie, uczenie się od siebie, ale także konfrontacja stanowisk. Do tego niezbędne jest słuchanie.
Proponuję mały test, przypomnij sobie 3 ostatnie sytuacje, kiedy miałeś okazję kogoś posłuchać i sprawdź, jakie jakościowo było to słuchanie. Peter Thomson zaproponował 6 poziomów słuchania. Pierwszy to słuchanie z tzw. „nieprzytomny wzrokiem”, czyli błądzenie myślami gdzie indziej, drugi to ograniczenie się do automatycznej i zdawkowej odpowiedzi typu: „aha”, „hmm”, trzeci to kiedy potrafimy powtórzyć kilka ostatnich słów. Czwarty poziom, to kiedy potrafimy odpowiedzieć na pytania, dotyczące treści słuchanej wypowiedzi, piąty kiedy możemy o niej opowiedzieć komuś innemu. A ostatni – szósty to, kiedy wysłuchaną wiedzę potrafimy przetworzyć na tyle, żeby nauczyć kogoś innego.
Ale słuchanie to nie tylko zdobywanie wiedzy, to także budowanie relacji, a żeby tak było musisz słuchać aktywnie (zaczyna się od czwartego poziomu słuchania Thomsona). Dobre to, że aktywnego słuchania można się nauczyć.

Słuchanie – zdobywanie informacji
Czasem podczas prowadzonych przeze mnie warsztatów, kiedy grupa ma ustalić jakieś wspólne stanowisko i je zaprezentować, ktoś jest niecierpliwy, nie słucha innych osób, chce podsumować szybko prace. Kiedy pytam czemu nie chce posłuchać innych, mówi że szkoda czasu, bo przecież wszystko już wiadomo. Skoro inni chcą jeszcze porozmawiać, to wiemy jedno: na 100% jeszcze nie wszystko zostało ustalone.
Na słuchanie nie szkoda czasu. Bo dostajesz informacje o faktach i danych, ale także o sytuacji, emocjach i poglądach osób, z którymi rozmawiasz, ich podejściu do dyskutowanej sprawy, poznajesz osobowości rozmówców. A z tego, co mówią inni, możesz też wyciągnąć wiele informacji o sobie samym. Dowiesz się jak jesteś odbierany – wizerunek, czy jesteś rozumiany, jak oceniane są Twoje opinie i osoba. Jednak, żeby tak się stało musisz się skupić, uważnie słuchać i wnikliwie obserwować (mowa ciała), starać się zapamiętać i przemyśleć to, co powiedzieli inni. Słuchanie nie jest łatwe, czasem możesz usłyszeć coś z czym trudno będzie Ci się zgodzić, ale pomyśl chociaż nad tym bo warto, słuchanie inspiruje.

Słuchanie – budowanie relacji
Wielu menadżerów, z którymi miałam okazje pracować, np. podczas warsztatów z budowania wizerunku czy wystąpień publicznych, to osoby pewne siebie, i dobrze. Szybko pracują i szybko żyją, są nastawieni na cele biznesowe, ale nie na relacje, a to już gorzej… Bo sęk w tym, że relacje to także element biznesu. Warto słuchać nie tylko dlatego, żeby zdobyć informacje i dane, warto słuchać dlatego, żeby budować lepsze relacje z innymi ludźmi. Słuchani ludzie mają nasz szacunek, czują się ważni.
Jak słuchać, żeby dbać jednocześnie o relacje? Trzeba dać innym swój czas i uwagę, starać się nie przerywać, liczyć się z ich emocjami, starać się stawić siebie po drugiej stronie, powstrzymywać się od przedwczesnych ocen (uwaga to trudne), nie budować barier, szczerze interesować się rozmówcą, odzwierciedlać stan rozmówcy, dopytywać, pogłębiać temat i ośmielać. Wiele poradników podaje jeszcze – „uśmiechaj się i entuzjastycznie podchodź do rozmówcy”, ja powiem inaczej – wykaż się empatią i adekwatnie do tematu i stanu emocjonalnego rozmówcy dobierz swoje emocje.
Po prostu zachowuj się tak, żeby osoba, z którą prowadzisz dialog wiedział, że jest dla ciebie ważna i że te emocje są szczere. To zaprocentuje trwalszymi, lepszymi i wartościowszymi relacjami. Będzie wam się efektywniej pracować, lepiej i przyjemniej żyć. Tak to działa w życiu osobistym i w biznesie, w relacjach z pojedynczymi osobami i grupami społecznymi. Tak to działa w nowoczesnym marketingu i nowoczesnym public relations. Prowadzimy dialog (czyli słuchamy i mówimy) nie tylko z klientami i współpracownikami, ale także z otoczeniem społecznym. Słuchanie – to się opłaca.

Related articles

Browse all